Hromadná korespondence pro Outlook s přílohami: Stažení softwaru zdarma

Jak stáhnout a používat Hromadnou korespondenci pro Outlook a Excel s přílohami

1. Načtěte seznam příjemců

Stáhněte si nástroj Hromadná korespondence pro Outlook a otevřete soubor XLSX nebo CSV. Na názvech sloupců ani na konkrétním listu nezáleží. Program sám rozpozná sloupec s e-mailovými adresami i se jmény, a pokud se netrefí, jednoduše výběr ručně upravíte. Jako zdroj kontaktů můžete využít také přímo Outlook.

2. Napište zprávu - stačí jednou

Zadejte předmět i samotný text e-mailu a z postranního panelu jednoduše přetáhněte slučovací pole. Využít můžete kterýkoli sloupec tabulky, aktuální datum i číslo záznamu. Pak stačí přidat společné přílohy pro všechny a vybrat sloupec, který odkazuje na individuální dokument každého příjemce. Získáte tak plně personalizované odesílání e-mailů přes Outlook přímo z vaší tabulky.

3. Zkontrolujte každou zprávu ještě před odesláním

V kroku Kontrola si můžete projít e-maily přesně v té podobě, v jaké dorazí adresátům - se všemi vyplněnými poli. Pokud v tabulce chybí soubor, není vyplněná adresa, objeví se duplicita nebo program narazí na neznámé pole, vypíše vám přehled chyb i s konkrétními čísly řádků. Nemusíte nic hádat a tabulku rovnou opravíte. Program vám navíc spočítá i odhadovaný čas odesílání.

4. Připojte svou poštovní schránku a odešlete zprávy

Přihlaste se ke své schránce Outlook v prohlížeči, nebo vyplňte hostitele, port a přihlašovací údaje k vlastnímu serveru SMTP. Nastavte tempo odesílání, spusťte rozesílku ihned nebo ve zvolený čas a sledujte její průběh. Na konci získáte přehledný report o tom, co bylo odesláno.

Proč uživatelé přecházejí na Hromadnou korespondenci pro Outlook

Příští měsíc máte vše rovnou připraveno

Rozesílku, kterou vytvoříte v září, budete posílat znovu v říjnu a pak i v listopadu. Všechna nastavení ze všech čtyř kroků se proto ukládají do projektového souboru (.ommproj). Hesla ani přístupové tokeny se do něj nezapisují, takže projektový soubor může bezpečně ležet ve sdílené složce celého oddělení. Příští měsíc stačí jen vyměnit tabulku a kliknout na Spustit. Program vám navíc automaticky nabídne naposledy otevřený projekt s datem uložení, takže v pondělí hned poznáte, jestli páteční úloha skutečně doběhla, nebo se v polovině přerušila.

Stáhněte si zdarma

Žádné nedokončené rozesílky

Uživatelská fóra jsou plná stejného příběhu: prvních 20 e-mailů odejde v pořádku, ale pak se zprávy začnou bez vysvětlení vracet jako nedoručitelné, nebo jich odejde 130 a zbytek zůstane trčet v Poště k odeslání. Hromadná korespondence pro Outlook odesílá zprávy rychlostí, kterou si sami určíte, a vede si vlastní protokol, kde má každý adresát jasný stav: ještě neodesláno, odesílá se, nebo hotovo. Pokud se rozesílání přeruší, program zjistí, co se stalo s právě odesílanými zprávami, a plynule naváže tam, kde skončil - žádný zákazník tak nedostane fakturu dvakrát. Výsledné počty na konci musí přesně sedět a jakékoli nedohledatelné položky program v reportu výslovně označí jako nevysvětlené.

Stáhněte si zdarma

Samostatný program, nikoli doplněk pro Outlook

Nový Outlook pro Windows podporuje výhradně webové doplňky. Doplňky typu COM a VSTO v něm vůbec nefungují, a proto mnoho uživatelů jednoho rána zjistilo, že jejich nástroj pro hromadnou korespondenci jednoduše zmizel. Tento software pro hromadnou korespondenci pro Windows funguje jako samostatná aplikace. Neintegruje se do Office, neposílá zprávy přes složku Pošta k odeslání a je mu jedno, jaký Outlook máte zrovna před sebou.

Stáhněte si zdarma

Individuální příloha pro každého příjemce

Hromadná korespondence s přílohami je otázkou jediného sloupce. Stačí do něj vložit cestu k dokumentu daného adresáta a Hromadná korespondence pro Outlook připojí příslušný soubor výhradně k jeho e-mailu. Společné přílohy, které mají dorazit všem, přidáte zvlášť v rámci téže rozesílky. Faktury, výplatní pásky, výpisy, certifikáty i podepsané smlouvy - to vše funguje na stejném principu.

Osobní předmět i samotný text

Slučovací pole fungují nejen v těle zprávy, ale i v předmětu. Právě to odlišuje skutečně personalizovanou poštu od e-mailu, u kterého je na první pohled vidět, že byl odeslán 300 lidem naráz. Řádky s prázdnou hodnotou se automaticky vynechají, takže se nestane, že by oslovení končilo samotnou čárkou bez jména. K dispozici jsou také systémová pole, jako je datum či číslo záznamu, a bez problémů se přenášejí i speciální znaky a diakritika.

Kopie a skrytá kopie přímo ze sloupce

Běžné hromadné rozesílání ve Wordu a Outlooku vyplňuje pouze pole Komu, takže ke zprávě nelze přidat do kopie například konkrétního obchodního zástupce daného klienta. Zde můžete do polí Kopie (Cc) i Skrytá kopie (Bcc) vložit buď pevnou adresu, nebo hodnoty z libovolného sloupce tabulky, řádek po řádku.

Vlastní seznamy i názvy sloupců

Sešity Excelu i soubory CSV se načítají do stejné tabulky jako kontakty z Outlooku a přečíst lze i místní archivy PST nebo OST. Tabulka přitom nemusí začínat hned v prvním řádku listu a záhlaví sloupců si můžete pojmenovat zcela libovolně - bez omezení, která obvykle vyžadují bezplatná makra. Z archivů program načítá pouze kontakty, nikoli e-maily.

Krok kontroly

Před odesláním jediného e-mailu si můžete zprávy projít přesně tak, jak je uvidí příjemci, včetně vyplněných slučovacích polí. Případné problémy program spočítá a vypíše po řádcích: chybějící soubor, prázdnou či neplatnou adresu, duplicitní záznam nebo pole v šabloně, kterému neodpovídá žádný sloupec. V tomto kroku se také odhadne celková doba rozesílání a program vás upozorní, pokud seznam překračuje denní limit vaší e-mailové schránky.

Vaše schránka, vaše přihlášení

K dispozici jsou dva způsoby odesílání. Můžete se přihlásit k Outlooku nebo Microsoft 365 v systémovém prohlížeči, což je dnes nezbytné, protože Microsoft u svých schránek ukončuje podporu ověřování SMTP pomocí hesla. Druhou možností je klasické SMTP pro lokální Exchange, vlastní doménu nebo účet Gmail s heslem aplikace. Přístupový token zůstává v paměti pouze po dobu běhu programu a pošta odchází přímo z vašeho počítače k vašemu poskytovateli. Žádná zpráva neprochází přes servery SoftOrbits.

Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments

Jazyky

Velikost souboru

70,3 Mb

Verze

3.2

Naposledy aktualizováno dne

25/07/26

CZK 569

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 nebo vyšší
4 GB RAM nebo vyšší
NVIDIA® GeForce® řady 8 a 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ řada, Radeon™ R5 M230 nebo vyšší grafická karta s aktuálními ovladači
Rozlišení obrazovky 1280 × 768, 32bitová barva
1 GB volného místa na pevném disku nebo vyšší

🙋 Často kladené otázky

❓ Lze každému příjemci poslat jiný soubor?

Stručná odpověď zní ano, přesně k tomu program slouží. Podrobnější postup: do souboru Excel nebo CSV přidejte sloupec s cestou k dokumentu dané osoby a v kroku přípravy zprávy na tento sloupec program nasměrujte. Soubory, které mají obdržet všichni příjemci, přiložíte zvlášť. Pokud některý soubor chybí, program vás na to v kroku Kontrola upozorní a uvede číslo příslušného řádku ještě před odesláním.

❓ Lze k hromadné korespondenci přiložit soubor PDF?

Přílohy v hromadné korespondenci pro Outlook fungují u všech formátů stejně, takže PDF přiložíte jako jakýkoliv jiný dokument. Program tyto soubory PDF sám nevytváří - načítá dokumenty, které již máte uložené na disku. To je ideální, pokud faktury exportujete z účetního systému a výplatní pásky ze mzdového softwaru. Stačí odkázat na příslušnou složku, zadat cesty do sloupce a ke každému řádku se přiřadí odpovídající dokument.

❓ Jak vytvořit hromadnou korespondenci z tabulky v Excelu?

Jde o hromadnou korespondenci z Excelu do Outlooku, kterou byste při standardním postupu museli složitě propojovat přes tři různé programy. Zde v prvním kroku jednoduše otevřete sešit. Program načte list, zobrazí sloupce v původní podobě a označí sloupec s e-mailovými adresami. Všechny ostatní položky se převedou na slučovací pole, která můžete vložit do předmětu nebo textu zprávy. Není nutné nic předem přejmenovávat ani přesouvat na první list.

❓ Musím mít v počítači nainstalovaný Outlook?

Ne. Jde o samostatný program pro Windows, nikoli o doplněk. K vaší poštovní schránce v Outlooku nebo Microsoft 365 se přihlašuje přes webový prohlížeč, případně odesílá zprávy přes libovolný SMTP server. Můžete používat klasický Outlook, nový Outlook, nebo ho nemít nainstalovaný vůbec - připojený účet Microsoft vyžaduje pouze zdroj, ze kterého se načítají kontakty z Outlooku.

❓ Jak v Outlooku 365 odesílat personalizované e-maily s různými přílohami?

V posledním kroku se ve výchozím prohlížeči přihlaste ke své schránce Microsoft 365. Zprávy se pak odesílají přímo z vašeho účtu - pro každý řádek tabulky zvlášť a s příslušným souborem. Regulátor rychlosti hlídá, aby odesílání nepřekročilo limity vaší schránky, a v kroku Kontrola předem zjistíte, zda se celý seznam stihne odeslat během jednoho dne.

❓ Mohou být pole Kopie a Skrytá kopie pro každého příjemce jiné?

Ano. Do obou polí můžete zadat pevnou adresu nebo vybrat sloupec z tabulky. V jednom řádku tak můžete poslat kopii obchodníkovi a v dalším jinému oddělení. Standardní hromadná korespondence umí vyplnit pouze pole Komu, a proto se na tuto možnost uživatelé ptají tak často.

❓ Kolik zpráv mohu odeslat za jeden den?

Stručná odpověď: o tom rozhoduje váš poskytovatel e-mailu, nikoli program. Podrobnější odpověď: Exchange Online povoluje odeslat zprávy maximálně 10 000 příjemcům během plovoucích 24 hodin a omezuje rychlost na 30 zpráv za minutu. Ostatní poskytovatelé mají vlastní pravidla. Rychlost odesílání si můžete sami nastavit a v kroku Kontrola se předem dozvíte, zda se celý seznam vejde do denního limitu.

❓ Jak velká může být příloha?

Tento limit závisí na poštovní službě. U schránek od Microsoftu je výchozí limit 35 MB na jednu zprávu, přičemž správce může nastavit libovolnou hodnotu v rozmezí 1 MB až 150 MB. Při odesílání přes přihlášení k Outlooku navíc platí limit 3 MB pro jeden požadavek na nahrání souboru, takže větší soubory se odesílají po částech v samostatné relaci. O to vše se program postará automaticky.

❓ Na přihlašovací obrazovce se zobrazuje, že aplikaci musí schválit správce. Proč?

V mnoha organizacích musí správce jednorázově schválit každou aplikaci, která žádá o přístup k poštovní schránce, a to pro celou organizaci (tenant). Jde o bezpečnostní nastavení ve vašem prostředí Microsoft, které žádný externí software nemůže zvenčí změnit. Pokud by vyřízení schválení trvalo příliš dlouho, můžete zprávy odeslat přes SMTP.

❓ Lze program používat s Gmailem nebo s vlastním poštovním serverem?

Ano, přes protokol SMTP: stačí zadat server, port, přihlašovací údaje a šifrování TLS. Gmail vyžaduje heslo aplikace namísto běžného hesla k účtu. U schránek Microsoft 365 je vhodnější přihlášení přes prohlížeč, protože odesílání přes SMTP s ověřením heslem se v nich postupně ruší.

❓ Neskončí mé e-maily ve spamu?

Do jaké složky zpráva dorazí, nemůže nikdo předem zaručit, a nebudeme tvrdit opak. Doručitelnosti pomáhá, když odesíláte z vlastní schránky a vlastní domény, píšete lidem, kteří od vás zprávu očekávají, a rozesíláte e-maily postupně v rozumném tempu namísto odeslání všeho v jedné vlně. Pomáhá také plnohodnotná textová alternativa k HTML verzi zprávy, kterou program vytvoří automaticky.

❓ Co obsahuje bezplatná zkušební verze?

Zkušební verze umožňuje odeslat až 25 adres v jedné rozesílce. Funkce rozhraní nejsou nijak omezené. Vaše zprávy navíc zůstávají zcela vaše - do e-mailů nevkládáme žádné vlastní reklamní patičky.

❓ Kdy se tento nástroj nehodí?

Když nemáte vlastní seznam kontaktů. Jde o hromadnou korespondenci určenou pro komunikaci s lidmi, se kterými již jste v kontaktu - ať už jsou to klienti, zaměstnanci nebo studenti. Nejedná se o marketingovou platformu, takže zde nenajdete sledování otevření, měření prokliků ani nástroje pro sběr kontaktů. Naplánované odesílání probíhá pouze při spuštěném programu, protože na pozadí neběží žádná samostatná služba. A jelikož jde o aplikaci pro Windows, na počítačích Mac ji nespustíte.

Stáhnout Hromadnou korespondenci pro Outlook a Excel s přílohami

Jak stáhnout a používat Hromadnou korespondenci pro Outlook a Excel s přílohami

1. Načtěte seznam příjemců

2. Napište zprávu - stačí jednou

3. Zkontrolujte každou zprávu ještě před odesláním

4. Připojte svou poštovní schránku a odešlete zprávy

Proč uživatelé přecházejí na Hromadnou korespondenci pro Outlook

Příští měsíc máte vše rovnou připraveno

Žádné nedokončené rozesílky

Samostatný program, nikoli doplněk pro Outlook

Individuální příloha pro každého příjemce

Osobní předmět i samotný text

Kopie a skrytá kopie přímo ze sloupce

Vlastní seznamy i názvy sloupců

Krok kontroly

Vaše schránka, vaše přihlášení

Pro koho je Hromadná korespondence pro Outlook určena

Účetnictví a finance

Personalistika a mzdy

Menší firmy a správa kanceláře

🖥️ System Requirements

🙋 Často kladené otázky

❓ Lze každému příjemci poslat jiný soubor?

❓ Lze k hromadné korespondenci přiložit soubor PDF?

❓ Jak vytvořit hromadnou korespondenci z tabulky v Excelu?

❓ Musím mít v počítači nainstalovaný Outlook?

❓ Jak v Outlooku 365 odesílat personalizované e-maily s různými přílohami?

❓ Mohou být pole Kopie a Skrytá kopie pro každého příjemce jiné?

❓ Kolik zpráv mohu odeslat za jeden den?

❓ Jak velká může být příloha?

❓ Na přihlašovací obrazovce se zobrazuje, že aplikaci musí schválit správce. Proč?

❓ Lze program používat s Gmailem nebo s vlastním poštovním serverem?

❓ Neskončí mé e-maily ve spamu?

❓ Co obsahuje bezplatná zkušební verze?

❓ Kdy se tento nástroj nehodí?

Hodnotit Mail Merge for Outlook and Excel with Attachments

Risk-free download